Als alles belangrijk en urgent lijkt.

Ik heb eerder al eens geschreven over timemanagement en het belang van prioriteiten stellen. De juiste prioriteiten stellen is nog wel eens gemakkelijker gezegd dan gedaan. Het kan lijken alsof alles even belangrijk en urgent is. Wat goed kan werken is jezelf de vraag stellen ‘moet ik dit nu doen’. Hier lees je meer over hoe dat werkt. Dit zinnetje is goed toepasbaar als je te maken krijgt met ad hoc verzoeken. Een ander hulpmiddel is de prioriteitenmatrix van Eisenhower. Deze is goed te gebruiken om je activiteiten in te delen wanneer je je planning voor die dag of week aan het maken bent.

Je bepaalt de prioriteit van een taak door vast te stellen of het belangrijk is en of het urgent is. Belangrijke zaken zijn die dingen die veel impact hebben op het werk of gevolgen hebben voor veel mensen. Urgent is iets wat vóór een bepaalde tijd (op korte termijn) af moet zijn. Als je de opties met elkaar combineert (wel/niet belangrijk met wel/niet urgent) krijg je in een matrix het onderstaande overzicht. Ik geef wat voorbeelden van activiteiten ingedeeld naar prioriteiteniveau en in elk kwadrant lees je wat de actie is die bij het prioriteitenniveau hoort.

  Urgent Niet urgent
Belangrijk
  • Crisis
  • Deadline

Actie: meteen uitvoeren

  • Netwerken
  • Plannen en voorbereiden

Actie: tijd inplannen. Niet te lang uitstellen, anders komt het vanzelf in het vakje ‘belangrijk-urgent’

Niet belangrijk
  • Onderbrekingen
  • Sommige telefoongesprekken

Actie: delegeren of tussendoor doen

  • Irrelevante post
  • Privé berichten van sociale media

Actie: bewaren voor rustig moment of verwijderen

 

Wellicht heb je er moeite mee om iets in te delen in het hokje ‘niet belangrijk’, omdat je vindt dat je datgene dan labelt als ‘doet er niet toe’ of iets in die trant? Bedenk dan dat je geen waardeoordeel geeft, maar een indeling maakt om zo effectief en efficiënt mogelijk te kunnen werken.

Gun jezelf die paar minuten om je prioriteiten te bepalen; het verdient zich terug!

Comments ( 0 )

    Leave A Comment

    Your email address will not be published. Required fields are marked *