De baas over je tijd en je werk – voorjaarsworkshop timemanagement

Heb jij regelmatig werk over aan het eind van je (werk)dag? Moet je je vaak haasten? Ben je druk maar niet met de dingen die je je had voorgenomen om te doen?

Kom naar de workshop ‘De baas over je tijd en je werk’.

 

Hierin besteden we aandacht aan:

  • Tijdvreters.
  • Handige voorbeelden van effectieve methoden/aanpakken.
  • Praktische tips.

De workshop is interactief en praktisch: je gaat concreet aan de slag aan de hand van korte oefeningen en je leert dankzij uitwisseling van ervaringen ook van de andere deelnemers.


Na deze workshop:

  • Weet je waar voor jou (tijd)winst te behalen is.
  • Heb je inzicht in hoe jij meer grip op je tijd en je werk krijgt.
  • Beschik je over praktisch toepasbare handvatten om je tijd en werk de baas te zijn.

 

Praktische informatie:

Datum en tijd: de workshop wordt dit voorjaar 2 keer gegeven:

zaterdag 18 maart, 14.00 – 16.00 uur, inloop vanaf 13.45 uur.
Of:
donderdag 6 april, 20.00 – 22.00 uur, inloop vanaf 19.45 uur.

Locatie: Amersfoort.

Kosten: € 60,- (inclusief 21% btw). Hier zijn drinken, snacks èn een reader met handige tips bij inbegrepen.
Aanmelden: vul het aanmeldingsformulier in en mail dit naar ellen-senso@outlook.com. Meer informatie over aanmelden, betalen en locatie vind je op het aanmeldingsformulier.

Wees er snel bij, want om iedereen genoeg persoonlijke aandacht te geven, is het aantal personen dat mee kan doen, beperkt!

 

Neem bij vragen contact op met Ellen de Graaf via 06 – 1691 4490 of ellen-senso@outlook.com.

De baas over je tijd en je werk – workshop timemanagement

Heb jij regelmatig werk over aan het eind van je (werk)dag? Moet je je vaak haasten? Ben je druk maar niet met de dingen die je je had voorgenomen om te doen?

Kom naar de workshop ‘De baas over je tijd en je werk’.

 

Hierin besteden we aandacht aan:

  • Tijdvreters
  • Handige voorbeelden van effectieve methoden/aanpakken.
  • Praktische tips.

De workshop is interactief en praktisch: je gaat concreet aan de slag aan de hand van korte oefeningen en je leert dankzij uitwisseling van ervaringen ook van de andere deelnemers.


Na deze workshop:

  • Weet je waar voor jou (tijd)winst te behalen is.
  • Heb je inzicht in hoe jij meer grip op je tijd en je werk krijgt.
  • Beschik je over praktisch toepasbare handvatten om je tijd en werk de baas te zijn.

 

 

Praktische informatie:

Datum en tijd: zaterdag 10 december, 13.45 – 16.00 uur.

Locatie: Amersfoort.

Kosten: € 75,- inclusief 21% btw. Hier zijn drinken, snacks èn een reader vol handige tips bij inbegrepen.
Speciaal tarief voor snelle beslissers: als je je uiterlijk 18 november aanmeldt, betaal je geen € 75,- maar € 50,-.

Aanmelden: vul het aanmeldingsformulier-workshop-timemanagement in en mail dit naar ellen-senso@outlook.com. Meer informatie over de aanmeldingsprocedure, betalen en locatie vind je op het aanmeldingsformulier.

Wees er snel bij, want om iedereen genoeg persoonlijke aandacht te geven, is het aantal personen dat mee kan doen, beperkt!

 

Vragen: neem contact op met Ellen de Graaf via 06 – 1691 4490 of ellen-senso@outlook.com.

Net vakantie gehad en nu al weer toe aan vakantie?

Komt dit je bekend voor: na je vakantie was je lekker uitgerust en weer vol energie, maar na een week werken ben je dat fijne uitgeruste, ontspannen gevoel al weer kwijt. En ben je misschien al weer opnieuw toe aan vakantie. Ik hoor dit regelmatig van mensen die ik coach of train terug en heb het ook de afgelopen maand weer van behoorlijk wat mensen in mijn omgeving gehoord. Voor een aantal mensen geldt het ook voor weekenden: in het weekend komen ze bij en voelen ze zich redelijk tot goed uitgerust en ontspannen en na een of twee dagen werken is er niets meer van dat gevoel over.

Hoe hou je het uitgeruste gevoel, de ontspanning of de energie die je tijdens je vakantie (of in het weekend) hebt opgedaan, vast?

Dat kun je doen door gebruik te maken van dat wat jou in je vakantie of weekend helpt om tot rust te komen.
Stap 1: ga eens na: wat was er anders gedurende je vakantie? En dan vooral: wat deed JIJ anders? Wat deed je meer, wat deed je juist niet? Noteer alles wat je kunt bedenken. Een voorbeeld kan zijn dat je tijdens vakantie (meer) afleiding hebt, waardoor je weinig tot niet aan je werk denkt. Of misschien ben je meer buiten, of meer in beweging. Die afleiding kun je ook buiten je vakantie en weekend creëren, zodat je na je werk, in je privétijd ook ontspant.
Dat is dan stap 2: welke van de ontspannende, rustgevende zaken die je hebt kunnen ontdekken, kun je ook in je huidige situatie toepassen? Dus als afleiding voor jou de sleutel is, kun je uitproberen welke elementen van die afleiding je kunt overhevelen naar het hier en nu. En werkt lekker in de buitenlucht zijn goed voor jou, dan kun je bijvoorbeeld er voor zorgen dat je iedere dag een frisse neus haalt. En dat kan na je werk en natuurlijk ook gedurende een werkdag.

Succes met het creëren van je dagelijkse portie vakantie- of weekendgevoel. Ik ben benieuwd naar je ervaringen!

Ontspannen is essentieel

Voldoende ontspannen is essentieel, van levensbelang zelfs. Ontspan je niet voldoende, dan loop je het risico op uitputting, mentaal en/of lichamelijk. Doe jij genoeg aan ontspanning? Lukt het je gemakkelijk om te ontspannen in drukke of stressvolle tijden? De balans tussen inspanning en ontspanning is belangrijk. Niet alleen in drukkere tijden, maar ook in rustigere tijden. Er zijn ontzettend veel tips te geven voor hoe je te ontspannen. Ik heb er een aantal voor je geselecteerd die je in principe altijd en overal kunt toepassen.

  • Ontspan mentaal. Las regelmatig een pauze in en richt je aandacht dan even op iets anders dan hetgeen waar je mee bezig was. Klaar met je werk? Zorg ook in je vrije tijd voor afleiding, iets waar je je gedachten mee kunt verzetten. Deze afleiding ontspant je geest.
  • Ontspan je spieren. Een veel gebruikte oefening is een spierontspanningsoefening gebaseerd op de Progressieve Relaxatie methode van Jacobson. Met deze methode leer je spanning in je spieren waarnemen en vervolgens loslaten. Naast bewustwording van spanning levert de oefening je ook gelijk ontspanning op. In de oefening worden alle spieren of spiergroepen achter elkaar aangespannen en ontspannen. Kort gezegd gaat het als volgt:

Ga gemakkelijk zitten op een stoel of liggen op bed. Voeten naast elkaar op de grond of benen naast elkaar, armen naast je lichaam. Haal eerst een aantal keer rustig adem. Begin vervolgens met het spannen van je voet (bijvoorbeeld door te krommen of juist te strekken), hou je voet even gespannen en laat na een paar tellen weer los. Doe hetzelfde met je andere voet. Ga langzaam naar boven: kuiten, bovenbenen, billen, buik, handen, armen, schouders, nek en hals, gezicht.

  • Ontspan (via) je ademhaling. Door te ademen zoals je zou doen als je ontspannen bent, help je jezelf ontspannen te worden. Doorademen tot in je buik helpt. Of je goed doorademt kun je controleren door een hand op je buik te laten rusten en je andere hand op je borstkas te houden. Als de hand op je borstkas maar nauwelijks beweegt, adem je goed. Het verlengen van je uitademing helpt ook om te ontspannen. Daar is deze oefening voor:
    Zet een stopwatch op 10 minuten en ga op een rustig plekje zitten, rechtop, rug en billen tegen de leuning van je stoel en voeten naast elkaar. Adem 2 seconden in en 4 seconden uit. Na de uitademing wacht je 2 seconden voor je weer inademt. Als je dat prettig(er) vindt kun je tijdens deze oefening muziek luisteren.

De ademhalingsoefening komt uit een handig boekje over het belang van een goede ademhaling: ‘Verademing. Goed ademhalen voor ontspanning, beter slapen, meer energie, sneller afvallen.’, geschreven door Bram Bakker en Koen de Jong. Hierin staan nog meer nuttige ademhalingsoefeningen. Verder kun je ook eens kijken op www.ontspanningsoefeningen.com, voor nog meer oefeningen, ook met audiobegeleiding.

Geniet van je ontspanmomenten!

Opgeruimd hoofd

Koningsdag is inmiddels al weer achter de rug. En, nog wat gekocht of juist verkocht op de vrijmarkt? De vrijmarkt op Koningsdag biedt een mooie gelegenheid om nu eindelijk eens al die spullen die alleen maar stof staan te verzamelen, kwijt te raken. Of verhuizen, dat is ook zo’n moment waarop je je ontdoet van spullen die je niet meer nodig hebt. Heerlijk, zo’n opgeruimd huis; het geeft ruimte, lucht, je bent verlost van overtollige spullen. Zo’n huis vol met spullen, belangrijk en minder belangrijk, nuttig en minder nuttig, mooi en minder mooi vind ik een goede metafoor voor hoe je hoofd ook vol kan zitten met van alles. Mogelijk voller dan je prettig vindt. Dit is wat je kunt doen voor een opgeruimd hoofd:

  • Praat dat wat je bezig houdt van je af. Het met anderen bespreken geeft ruimte omdat je het deelt en je je uit, in plaats van er over te blijven malen. En doordat je woorden geeft aan je gedachten en gevoelens, orden je ook, wat inzicht en overzicht kan geven en zodoende ook weer ruimte kan geven.
  • Schiet er steeds van alles door je heen wat je nog moet doen of niet mag vergeten? Schrijf het op! Door het te noteren, kun je alles wat je te binnen schiet gelijk kwijt, zonder het te vergeten. Zorg er wel voor dat je één lijst maakt en niet op verschillende plekken losse notities maakt, zodat je overzicht houdt. En maak dingen af zodat ze ook weer van je lijst af kunnen en je er echt helemaal niet meer aan hoeft te denken.
  • Zit je wat dwars ten aanzien van anderen? Maak van je hart geen moordkuil, maar spreek je uit, ga het gesprek met die ander(en) aan. Als je dat (nog) niet kunt of wilt, kun je een brief schrijven aan de persoon om wie het gaat. Voordeel van een brief schrijven vind ik dat je je gemakkelijker vrijuit kunt uiten. Je kunt als het ware hardop denken, zonder rekening te hoeven houden met hoe het overkomt of hoe een ander reageert. Besluit je de brief wel te delen met de ander, dan kun je alsnog zaken aanpassen. Kies je ervoor om de brief niet te versturen, dan kun je hem gebruiken om dat wat je dwars zat heel krachtig af te sluiten. Dit doe je door de brief te vernietigen en terwijl je de brief vernietigt, er bewust bij stil te staan dat je daarmee het gebeurde achter je laat. Je kunt er een ritueel van maken, een prop maken van de brief, hem in duizend stukjes scheuren of in brand steken, kies iets wat voor jou goed voelt!
  • Ga uit je hoofd, oftewel zoek afleiding. Kies afleiding in zaken die niet te veel denk-inspanning van je vragen, maar wel genoeg aandacht vragen om je af te leiden van al die andere zaken in je hoofd. Kijk een film, zing mee met muziek, lees over iets wat je interesseert of doe iets met je handen of iets creatiefs. Fysiek bezig zijn en sporten kunnen ook zeer effectief zijn. Klussen in huis werkt voor mij bijvoorbeeld heel goed: het is geen hersenkrakend werk maar ik moet wel blijven letten op wat ik doe. Met de afleiding neem je even afstand van dat wat je bezig houdt, waarna je zaken ook met een frisse of andere blik kunt bekijken en je je makkelijker kunt concentreren op dat wat er voor jou toe doet en het overige kunt laten of zelfs uit je hoofd kunt zetten.

Heb je zelf nog andere tips? Laat het me vooral weten: ellen-senso@outlook.com.

Als alles belangrijk en urgent lijkt.

Ik heb eerder al eens geschreven over timemanagement en het belang van prioriteiten stellen. De juiste prioriteiten stellen is nog wel eens gemakkelijker gezegd dan gedaan. Het kan lijken alsof alles even belangrijk en urgent is. Wat goed kan werken is jezelf de vraag stellen ‘moet ik dit nu doen’. Hier lees je meer over hoe dat werkt. Dit zinnetje is goed toepasbaar als je te maken krijgt met ad hoc verzoeken. Een ander hulpmiddel is de prioriteitenmatrix van Eisenhower. Deze is goed te gebruiken om je activiteiten in te delen wanneer je je planning voor die dag of week aan het maken bent.

Je bepaalt de prioriteit van een taak door vast te stellen of het belangrijk is en of het urgent is. Belangrijke zaken zijn die dingen die veel impact hebben op het werk of gevolgen hebben voor veel mensen. Urgent is iets wat vóór een bepaalde tijd (op korte termijn) af moet zijn. Als je de opties met elkaar combineert (wel/niet belangrijk met wel/niet urgent) krijg je in een matrix het onderstaande overzicht. Ik geef wat voorbeelden van activiteiten ingedeeld naar prioriteiteniveau en in elk kwadrant lees je wat de actie is die bij het prioriteitenniveau hoort.

  Urgent Niet urgent
Belangrijk
  • Crisis
  • Deadline

Actie: meteen uitvoeren

  • Netwerken
  • Plannen en voorbereiden

Actie: tijd inplannen. Niet te lang uitstellen, anders komt het vanzelf in het vakje ‘belangrijk-urgent’

Niet belangrijk
  • Onderbrekingen
  • Sommige telefoongesprekken

Actie: delegeren of tussendoor doen

  • Irrelevante post
  • Privé berichten van sociale media

Actie: bewaren voor rustig moment of verwijderen

 

Wellicht heb je er moeite mee om iets in te delen in het hokje ‘niet belangrijk’, omdat je vindt dat je datgene dan labelt als ‘doet er niet toe’ of iets in die trant? Bedenk dan dat je geen waardeoordeel geeft, maar een indeling maakt om zo effectief en efficiënt mogelijk te kunnen werken.

Gun jezelf die paar minuten om je prioriteiten te bepalen; het verdient zich terug!

Van goede voornemens naar gewoonte

1 januari is zo’n ik-start-vandaag-met-mijn-goede-voornemen-dag. En? Is het gelukt om je voornemen om te zetten in actie? Hou je het nog steeds vol? Ik vermoed dat het gros van deze goede voornemens gesneuveld is. Vaak gaat het om iets waarmee je wilt stoppen, om iets wat je anders wil aanpakken, dingen die je meer wilt doen. Dit gaat allemaal om een verandering in je doen en laten, om gedragsverandering. Dat is wennen en kost nog wel eens moeite, want meestal gaat het om verandering van ingebakken gedrag. Je bent eraan gewend om iets op een bepaalde manier te doen, het is een gewoonte, je doet het als het ware zonder er bij na te denken. Dat doe je dan niet zomaar opeens anders. Je zult er allereerst bewust mee aan de slag moeten gaan; van haast zonder er bij na te denken naar bewust iets anders doen of iets laten. Uiteindelijk komt het neer op ‘gewoon’ doen, en het heel vaak doen zodat het een gewoonte wordt. Deze tips helpen je om je voornemens door te zetten en het vol te houden.

  • Formuleer je voornemen positief. Geef aan wat je wèl wil doen, in plaats van wat je niet meer wil. Dus in plaats van ‘ik snoep niet meer’ zeg je ‘ik eet voortaan gezond’. Of in plaats van ‘ik wil niet meer te snel ja zeggen op verzoeken’ is je voornemen ‘ik zeg nee als ik ergens geen tijd voor heb’.
  • Neem je per dag of per situatie dat je voornemen aan de orde is, concrete acties voor. Hoe ga je vandaag gezond eten, hoe zeg je morgen nee tegen die collega? Hoe concreter je het verwoordt, hoe makkelijker om te onthouden en hoe laagdrempeliger om te doen.
  • Realiseer je wat jouw moeilijke momenten zijn, wanneer kom je in de verleiding om terug te vallen in oude gewoonten? En bedenk daar een actie of oplossing voor. Is bijvoorbeeld ’s avonds bij het tv kijken een moment waarop je gemakkelijk naar snoep grijpt? Zoek dan bijvoorbeeld afleiding in iets anders, ga iets doen, zoek gezelschap op. Of eet een gezonder alternatief.
  • Maak het jezelf zo gemakkelijk mogelijk om je voornemen uit te voeren. Wil je bijvoorbeeld 3 x per week sporten? Doe ’s ochtends gelijk je sportkleren aan, als je in de ochtenden wilt sporten of neem je sportkleren mee naar je werk zodat je rechtstreeks vanuit je werk kunt gaan sporten.
  • Blijf je bewust: sta regelmatig stil bij je voornemen en herinner je zelf er van tijd tot tijd aan. Je kunt bijvoorbeeld een reminder op een post-it schrijven en die op de spiegel in de badkamer plakken, of op je computer, de koelkast, het stuur in je auto, of welke plek dan ook waar je regelmatig kijkt. Zet een herinnering in je digitale agenda en laat die bijvoorbeeld iedere maand terugkeren.

En denk er ook aan om jezelf een compliment te geven wanneer het je lukt om te doen wat je van plan was!

Moet ik dit nu doen?

De laatste tijd zag ik het zinnetje ‘Moet ik dit nu doen?’ weer veel opduiken op internet. Het is een populair hulpmiddel om prioriteiten te stellen, omdat het zo goed werkt. Ik heb hem al vaak als tip meegegeven aan mensen die ik coach en stuk voor stuk vinden ze het heel bruikbaar. Daarom deel ik hem hier graag ook.

Om jezelf te helpen je prioriteiten te bepalen, stel je je bij ieder verzoek of taak die je op je afkrijgt, de volgende vraag: Moet ik dit nu doen? Je stelt deze vraag vijf keer en legt daarbij de klemtoon steeds op een ander woord. Beantwoord je de eerste (of een volgende) vraag met ‘nee’, dan hoef je de overige vragen niet meer te beantwoorden en kun je de taak naast je neerleggen of aan een ander overlaten.

Moet ik dit nu doen?

Is het een uit te voeren actie of is het informatie? Moet er überhaupt wat gedaan worden?


Moet
ik dit nu doen?

Hiermee bepaal je het belang en noodzaak van de taak. Is het echt nodig dat het gedaan wordt? Of zou het fijn zijn als het gedaan wordt?
Moet ik dit nu doen?

Hoort de taak bij jou? Of kan een ander het beter doen, omdat diegene meer tijd heeft of meer kwaliteiten voor die klus? Kun je de taak delegeren?
Moet ik dit nu doen?

Is er ook een andere oplossing mogelijk? Wat is de meest effectieve aanpak?
Moet ik dit nu doen?

Is het echt iets wat perse nu gedaan moet worden? Kan het wachten?

 

De essentie is dat je niet gelijk in actie komt en eerst even de tijd neemt om te bepalen wat het handigst is. Zo kun je de juiste dingen goed doen!

Te druk? Tips voor rust en overzicht

In mijn coachingspraktijk spreek ik regelmatig mensen die er tegen aan lopen dat ze te veel te doen hebben in te weinig tijd. Ze hebben vaak nog werk over aan het eind van de dag. Timemanagement is voor hen een belangrijk thema. Ze zullen keuzes moeten maken en hun tijd anders gaan managen; het welbekende prioriteiten stellen en hun beschikbare tijd efficiënt indelen. Daar kom ik in een volgend blog graag nog op terug. Wat ook heel belangrijk is wanneer je het (te) druk hebt: rust en overzicht scheppen! De sleutel hierin zit in het structureren van je werkzaamheden en van je omgeving. Van onderstaande tips werden mijn klanten erg blij; omdat ze nuttig bleken en goed in te passen waren in hun bezigheden.

  • Creëer waar mogelijk routine; dat wat je op routine kunt doen, kost je minder tijd! Ook scheelt het je ruimte in je hoofd, omdat je er minder (bewust) bij na hoeft te denken.
    • Leg spullen op vaste plekken
    • Werk met een sjabloon of format voor je mails, brieven, verslagen, rapporten e.d. De vaststaande of terugkerende onderdelen hoef je niet steeds opnieuw te schrijven. En waar nodig kun je altijd nog iets veranderen of toevoegen.
  • Maak een lijst van wat je doen hebt en houd het bij deze ene lijst. Ga niet op verschillende lijstjes en met post-its proberen bij te houden wat je nog moet doen. Dat wordt onoverzichtelijk en maakt je hoogstwaarschijnlijk alleen maar onrustiger.
  • Creëer nog meer overzicht en grip door bij je taken aan te geven wat je eerste (volgende) concrete actie is. Je maakt zo datgene wat je te doen hebt concreter en behapbaar.
  • Maak wekelijks een planning en schoon je planning en takenlijst ook wekelijks op. Dagelijks kan natuurlijk ook, als dat je helpt.
  • Plan realistisch
    • Plan je vaak te krap, ruim dan meer tijd in voor werkzaamheden. Plan bijvoorbeeld tijd tussen vergaderingen als opvang voor uitloop, om van locatie naar locatie te komen of om de volgende afspraak voor te bereiden.
    • Reserveer tijd voor ad hoc werkzaamheden.
    • Ruim tijd in voor opruimen, archiveren en planningen maken.
  • Maak zaken af of zorg voor een afgerond deel en focus je op dat wat je aan het doen bent. Ga niet allerlei dingen tegelijk doen, ook al heb je nog zoveel te doen!

En vergeet niet om op drukke dagen ook even momenten van ontspanning te pakken!

Werk doen waar je blij van wordt

“Choose a job you love, and you will never have to work a day in your life” aldus Confucius. Oftewel, heb je een baan waar je van houdt, dan hoef je nooit meer te werken. Klinkt logisch toch: iets doen waar je blij van wordt, voelt niet als (zwaar) werken. Je kunt in een zogeheten flow raken: dan ga je volledig op in waar je mee bezig bent en de tijd vliegt voorbij. Niet iedereen heeft zo’n baan of weet wat dat voor baan zou kunnen zijn. Daarom hier wat tips om je een duwtje in de goede richting te geven. Deze opdrachten[1] kunnen je helpen helder te krijgen wat voor jou de ingrediënten zijn van de baan waar je van houdt. Zodat je vervolgens weet waar je naar moet zoeken of wat je wellicht zou kunnen veranderen in je huidige baan.

Als je werk doet waar je van houdt, oftewel waar je blij van wordt, waar je energie van krijgt, dan is dat meestal een combinatie van iets waar je goed in bent, waar je talent voor hebt met iets wat je leuk vindt om te doen. Zo kun je je bewust worden van talenten, vaardigheden en aansprekende bezigheden:

  • Schrijf op welke bezigheden je makkelijk af gaan. Denk aan alles wat je doet, niet alleen op je werk, tijdens je opleiding, maar ook thuis, in verschillende (sociale) situaties, diverse activiteiten die je buiten je werk of opleiding onderneemt.
    Als je klaar bent, kun je vervolgens aangeven van welke bezigheden je blij wordt als je ze doet.
  • Vraag een aantal mensen in je omgeving naar jouw talenten. Kies bij voorkeur mensen die je vanuit een verschillende context kennen, dus bijvoorbeeld een vriend/vriendin, collega, partner, familielid of collega. Vraag minimaal 3 mensen om aan te geven wat zij je 3 beste eigenschappen of talenten vinden.
  • Maak een lijst met activiteiten waar je van geniet: waar beleef je plezier aan of heb je in het verleden van genoten?
    Zoek daarna naar een rode draad: welke onderliggende bezigheden of processen zie je terugkomen?

Met deze input en lijsten kun je verder ordenen en oriënteren. Welke overlap zie je bij de lijsten? Welke verschillen? Wat zijn verrassingen voor je? Welke talenten en vaardigheden zet je nu al in je werk of op andere vlakken in je leven in? Hoe zou je die nog meer kunnen benutten? Aan wat voor banen of functies kun je denken als je kijkt naar de bezigheden waar je blij van wordt en waarin je je talenten benut?

Meer tips of wil je hulp bij je oriëntatie? Neem contact op!

[1] Bron: ‘Ontdek je talent’ werkboek van Psychologie magazine