• Slider image

Privacyreglement van SENSO coaching en advies

Definities In ons Privacyreglement gebruiken wij een aantal definities (deze definities kunnen in enkelvoud en meervoud worden gebruikt): Cookie: een klein bestand dat via een internetsite op (het IP-adres van) jouw computer wordt geplaatst en informatie over jouw bezoek aan de website van SENSO coaching en advies registreert; Reglement: dit privacyreglement; Privacywetgeving: Wet bescherming persoonsgegevens (vanaf 25 mei 2018: de Algemene Verordening Gegevensbescherming). Contact Ellen de Graaf is de Functionaris Gegevensbescherming van SENSO coaching en advies. Zij is te bereiken via ellen-senso@outlook.com.

  1. Toelichting op het privacyreglement

SENSO coaching en advies mag de gegevens die jij aan haar verstrekt niet zonder meer verwerken. De Privacywetgeving is bedoeld om de privacy van personen te beschermen. Door deze wetgeving wordt het toegestane gebruik van jouw persoonsgegevens door anderen beperkt. Op grond van deze wet heeft SENSO coaching en advies de plicht om haar klanten:

  • op de hoogte te stellen van de wijze waarop en het doel waarmee gegevens door SENSO coaching en advies worden verwerkt;
  • te melden wie de gegevens kunnen inzien;
  • voor het verwerken van bepaalde gegevens toestemming te vragen.

In dit Reglement geeft SENSO coaching en advies een toelichting op hoe zij met jouw gegevens omgaat, wat het doel is van het gebruik daarvan en voor de verwerking van welke gegevens SENSO coaching en advies expliciet om jouw toestemming moet vragen.

  1. De persoonsgegevens die SENSO coaching en advies gebruikt en het doel van het gebruik.

SENSO coaching en advies verwerkt jouw persoonsgegevens als je klant van ons wordt of bent. SENSO coaching en advies verzamelt:

  • jouw naam, adres, telefoonnummer, e- mailadres;
  • Informatie over leeftijd, opleiding en loopbaan, gezondheidsgegevens, leefstijl, privésituatie en/of werksituatie. Deze gegevens worden alleen verwerkt wanneer SENSO coaching en advies zonder deze gegevens de gevraagde dienstverlening niet kan leveren.

Bovenstaande informatie wordt rechtstreeks via jou, mondeling of schriftelijk verzameld, dus nooit zonder jouw medeweten. De persoonsgegevens en genoemde persoonlijke informatie stellen ons in staat om:

  • de overeenkomst die klanten met SENSO coaching en advies sluiten financieel en administratief te kunnen afhandelen;
  • onze dienstverlening te kunnen leveren;
  • klanten of geïnteresseerden te kunnen bereiken als dat nodig is.

Cookies/statistieken m.b.t. bezoekers van de website

SENSO coaching en advies gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Door het bijhouden van statistieken kunnen wij zien in hoeverre de website bezocht wordt en wat de samenhang is met eventueel door ons geplaatste artikelen, updates of andere content op de website. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

  1. Verstrekking persoonsgegevens aan derden

SENSO coaching en advies verstrekt geen persoonsgegevens of persoonlijke informatie aan personen of bedrijven buiten de SENSO coaching en advies -organisatie, tenzij:

  • dat verplicht is door een wettelijk voorschrift;
  • dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van een overeenkomst die SENSO coaching en advies met jou heeft gesloten;
  • je daarvoor toestemming hebt gegeven.

 

  1. Plichten/beveiligde toegang/geheimhouding
  • SENSO coaching en advies verwerkt jouw persoonsgegevens uitsluitend overeenkomstig de wet. Dit houdt (onder meer) in dat de gegevens alleen worden verwerkt voor het doel waarvoor ze verkregen worden en op een behoorlijke/zorgvuldige wijze overeenkomstig de wet en dit Reglement.
  • Informatie over leeftijd, opleiding en loopbaan, gezondheidsgegevens, leefstijl, privésituatie en/of werksituatie kan alleen door je coach ingezien worden.
  • Wanneer je voor stress- of burn-outklachten wordt begeleid en er gebruik is gemaakt van vragenlijsten van het CSR Centrum, worden je gegevens beveiligd bewaard op de server van het CSR Centrum. Je gegevens worden daar beveiligd tegen onbevoegde toegang. De beveiliging bestaat uit het hebben van een persoonlijk wachtwoord + invoeren van een extra authentificatiecode om in te loggen in het digitale systeem. Je gegevens kunnen worden ingezien door je coach, personeel van CSR Centrum en door hun IT-verwerker. Om je privé -gegevens te beschermen heeft SENSO coaching en advies met hen een verwerkersovereenkomst afgesloten. De medewerkers van CSR Centrum hebben een geheimhoudingsplicht ten aanzien van alle aan CSR Centrum verstrekte persoonsgegevens.
  • Beveiligingsmaatregelen:
    • Dossiers op papier worden bewaard in een brandveilige kast die afgesloten wordt met een sleutel. Deze kast is altijd op slot, tenzij er dossiers in- en uit moeten worden gehaald. De uitvoerend coach is de enige met toegang. De sleutel wordt veilig bewaard.
    • De laptop waarop digitale dossiers worden bewaard alsmede de harde schijf waarop backup’s van de laptop gemaakt worden, zijn vergrendeld met wachtwoorden die alleen bij de eigenaar (de begeleidende coach/adviseur) bekend zijn.
    • De laptop en backup-schijf worden wanneer ze niet gebruikt worden, bewaard in een brandveilig kast die met een sleutel afgesloten wordt.
    • De laptop is beveiligd met een firewall en antivirusprogramma.
    • Voor e-mail wordt gebruik gemaakt van microsoft outlook en een 2-stapsverificatiesysteem. Dit betekent dat om in te kunnen loggen naast een persoonlijk wachtwoord ook een authentificatiecode nodig is.
    • Er wordt gebruik gemaakt van een beveiligde internetverbinding.
  • Geheimhouding: de coach/begeleider/adviseur heeft als geregistreerd Psycholoog NIP en Registerpsycholoog NIP/Arbeid & Organisatie een geheimhoudingsplicht. Geen enkele persoonlijke informatie van klanten wordt gedeeld, behalve wanneer dit afgesproken is in een dienstverleningsovereenkomst en dan alleen in overleg met en na schriftelijke toestemming van de betreffende persoon.
  1. bewaartermijnen
  • persoonsgegevens die nodig zijn om qua financiële administratie te voldoen aan de eisen die de belastingdienst stelt, worden minimaal 7 jaar bewaard.
  • het dossier dat is aangelegd t.b.v. de begeleiding wordt conform de beroepscode van het Nederlands Instituut van Psychologen, na afsluiting van de begeleiding minimaal 1 jaar bewaard. Als maximum wordt 2 jaar gehanteerd. Hetzelfde geldt voor de mailwisseling.
  • Na het verstrijken van bovengenoemde termijnen wordt alle informatie verwijderd en vernietigd.
  1. Jouw rechten als betrokkene
  • Recht op informatie: het recht om te weten of en welke persoonsgegevens van jou verwerkt worden en met welk doel;
  • Inzagerecht en recht om gegevens over te dragen: het recht op inzage en afschrift van die gegevens voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad;
  • Het recht op correctie, aanvulling of verwijdering van gegevens. Aan het recht om (gedeeltelijke) verwijdering van jouw gegevens te vragen, kan alleen tegemoet gekomen worden als het bewaren van de gegevens voor een ander niet van aanmerkelijk belang is en de gegevens niet op grond van een wettelijke regeling bewaard dienen te blijven;
  • Het recht van verzet: het recht om je in bepaalde gevallen tegen de verwerking van jouw gegevens te verzetten.

Als je gebruik wilt maken van jouw rechten, dan kun je dit per email aangeven via ellen-senso@outlook.com. Als we jouw verzoek moeten afwijzen, leggen we uit waarom. Een reden kan zijn dat jouw dossier informatie bevat die van belang is of kan zijn voor anderen. Je ontvangt binnen één maand na ontvangst van jouw verzoek bericht van SENSO coaching en advies. Ook als je een klacht hebt over de wijze van verwerking van jouw persoonsgegevens kun je contact met SENSO coaching en advies opnemen; we proberen er samen met jou uit te komen. SENSO coaching en advies wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons Heb je een (andere) opmerking/vraag/suggestie? Ook daarvoor kun je schriftelijk contact met ons opnemen via ellen-senso@outlook.com. Uiteraard zal SENSO coaching en advies ook met de in dit verband verstrekte persoonsgegevens vertrouwelijk en zorgvuldig omgaan.