De baas over je tijd en je werk – voorjaarsworkshop timemanagement

Heb jij regelmatig werk over aan het eind van je (werk)dag? Moet je je vaak haasten? Ben je druk maar niet met de dingen die je je had voorgenomen om te doen?

Kom naar de workshop ‘De baas over je tijd en je werk’.

 

Hierin besteden we aandacht aan:

  • Tijdvreters.
  • Handige voorbeelden van effectieve methoden/aanpakken.
  • Praktische tips.

De workshop is interactief en praktisch: je gaat concreet aan de slag aan de hand van korte oefeningen en je leert dankzij uitwisseling van ervaringen ook van de andere deelnemers.


Na deze workshop:

  • Weet je waar voor jou (tijd)winst te behalen is.
  • Heb je inzicht in hoe jij meer grip op je tijd en je werk krijgt.
  • Beschik je over praktisch toepasbare handvatten om je tijd en werk de baas te zijn.

 

Praktische informatie:

Datum en tijd: de workshop wordt dit voorjaar 2 keer gegeven:

zaterdag 18 maart, 14.00 – 16.00 uur, inloop vanaf 13.45 uur.
Of:
donderdag 6 april, 20.00 – 22.00 uur, inloop vanaf 19.45 uur.

Locatie: Amersfoort.

Kosten: € 60,- (inclusief 21% btw). Hier zijn drinken, snacks èn een reader met handige tips bij inbegrepen.
Aanmelden: vul het aanmeldingsformulier in en mail dit naar ellen-senso@outlook.com. Meer informatie over aanmelden, betalen en locatie vind je op het aanmeldingsformulier.

Wees er snel bij, want om iedereen genoeg persoonlijke aandacht te geven, is het aantal personen dat mee kan doen, beperkt!

 

Neem bij vragen contact op met Ellen de Graaf via 06 – 1691 4490 of ellen-senso@outlook.com.

De baas over je tijd en je werk – workshop timemanagement

Heb jij regelmatig werk over aan het eind van je (werk)dag? Moet je je vaak haasten? Ben je druk maar niet met de dingen die je je had voorgenomen om te doen?

Kom naar de workshop ‘De baas over je tijd en je werk’.

 

Hierin besteden we aandacht aan:

  • Tijdvreters
  • Handige voorbeelden van effectieve methoden/aanpakken.
  • Praktische tips.

De workshop is interactief en praktisch: je gaat concreet aan de slag aan de hand van korte oefeningen en je leert dankzij uitwisseling van ervaringen ook van de andere deelnemers.


Na deze workshop:

  • Weet je waar voor jou (tijd)winst te behalen is.
  • Heb je inzicht in hoe jij meer grip op je tijd en je werk krijgt.
  • Beschik je over praktisch toepasbare handvatten om je tijd en werk de baas te zijn.

 

 

Praktische informatie:

Datum en tijd: zaterdag 10 december, 13.45 – 16.00 uur.

Locatie: Amersfoort.

Kosten: € 75,- inclusief 21% btw. Hier zijn drinken, snacks èn een reader vol handige tips bij inbegrepen.
Speciaal tarief voor snelle beslissers: als je je uiterlijk 18 november aanmeldt, betaal je geen € 75,- maar € 50,-.

Aanmelden: vul het aanmeldingsformulier-workshop-timemanagement in en mail dit naar ellen-senso@outlook.com. Meer informatie over de aanmeldingsprocedure, betalen en locatie vind je op het aanmeldingsformulier.

Wees er snel bij, want om iedereen genoeg persoonlijke aandacht te geven, is het aantal personen dat mee kan doen, beperkt!

 

Vragen: neem contact op met Ellen de Graaf via 06 – 1691 4490 of ellen-senso@outlook.com.

Opgeruimd hoofd

Koningsdag is inmiddels al weer achter de rug. En, nog wat gekocht of juist verkocht op de vrijmarkt? De vrijmarkt op Koningsdag biedt een mooie gelegenheid om nu eindelijk eens al die spullen die alleen maar stof staan te verzamelen, kwijt te raken. Of verhuizen, dat is ook zo’n moment waarop je je ontdoet van spullen die je niet meer nodig hebt. Heerlijk, zo’n opgeruimd huis; het geeft ruimte, lucht, je bent verlost van overtollige spullen. Zo’n huis vol met spullen, belangrijk en minder belangrijk, nuttig en minder nuttig, mooi en minder mooi vind ik een goede metafoor voor hoe je hoofd ook vol kan zitten met van alles. Mogelijk voller dan je prettig vindt. Dit is wat je kunt doen voor een opgeruimd hoofd:

  • Praat dat wat je bezig houdt van je af. Het met anderen bespreken geeft ruimte omdat je het deelt en je je uit, in plaats van er over te blijven malen. En doordat je woorden geeft aan je gedachten en gevoelens, orden je ook, wat inzicht en overzicht kan geven en zodoende ook weer ruimte kan geven.
  • Schiet er steeds van alles door je heen wat je nog moet doen of niet mag vergeten? Schrijf het op! Door het te noteren, kun je alles wat je te binnen schiet gelijk kwijt, zonder het te vergeten. Zorg er wel voor dat je één lijst maakt en niet op verschillende plekken losse notities maakt, zodat je overzicht houdt. En maak dingen af zodat ze ook weer van je lijst af kunnen en je er echt helemaal niet meer aan hoeft te denken.
  • Zit je wat dwars ten aanzien van anderen? Maak van je hart geen moordkuil, maar spreek je uit, ga het gesprek met die ander(en) aan. Als je dat (nog) niet kunt of wilt, kun je een brief schrijven aan de persoon om wie het gaat. Voordeel van een brief schrijven vind ik dat je je gemakkelijker vrijuit kunt uiten. Je kunt als het ware hardop denken, zonder rekening te hoeven houden met hoe het overkomt of hoe een ander reageert. Besluit je de brief wel te delen met de ander, dan kun je alsnog zaken aanpassen. Kies je ervoor om de brief niet te versturen, dan kun je hem gebruiken om dat wat je dwars zat heel krachtig af te sluiten. Dit doe je door de brief te vernietigen en terwijl je de brief vernietigt, er bewust bij stil te staan dat je daarmee het gebeurde achter je laat. Je kunt er een ritueel van maken, een prop maken van de brief, hem in duizend stukjes scheuren of in brand steken, kies iets wat voor jou goed voelt!
  • Ga uit je hoofd, oftewel zoek afleiding. Kies afleiding in zaken die niet te veel denk-inspanning van je vragen, maar wel genoeg aandacht vragen om je af te leiden van al die andere zaken in je hoofd. Kijk een film, zing mee met muziek, lees over iets wat je interesseert of doe iets met je handen of iets creatiefs. Fysiek bezig zijn en sporten kunnen ook zeer effectief zijn. Klussen in huis werkt voor mij bijvoorbeeld heel goed: het is geen hersenkrakend werk maar ik moet wel blijven letten op wat ik doe. Met de afleiding neem je even afstand van dat wat je bezig houdt, waarna je zaken ook met een frisse of andere blik kunt bekijken en je je makkelijker kunt concentreren op dat wat er voor jou toe doet en het overige kunt laten of zelfs uit je hoofd kunt zetten.

Heb je zelf nog andere tips? Laat het me vooral weten: ellen-senso@outlook.com.

Als alles belangrijk en urgent lijkt.

Ik heb eerder al eens geschreven over timemanagement en het belang van prioriteiten stellen. De juiste prioriteiten stellen is nog wel eens gemakkelijker gezegd dan gedaan. Het kan lijken alsof alles even belangrijk en urgent is. Wat goed kan werken is jezelf de vraag stellen ‘moet ik dit nu doen’. Hier lees je meer over hoe dat werkt. Dit zinnetje is goed toepasbaar als je te maken krijgt met ad hoc verzoeken. Een ander hulpmiddel is de prioriteitenmatrix van Eisenhower. Deze is goed te gebruiken om je activiteiten in te delen wanneer je je planning voor die dag of week aan het maken bent.

Je bepaalt de prioriteit van een taak door vast te stellen of het belangrijk is en of het urgent is. Belangrijke zaken zijn die dingen die veel impact hebben op het werk of gevolgen hebben voor veel mensen. Urgent is iets wat vóór een bepaalde tijd (op korte termijn) af moet zijn. Als je de opties met elkaar combineert (wel/niet belangrijk met wel/niet urgent) krijg je in een matrix het onderstaande overzicht. Ik geef wat voorbeelden van activiteiten ingedeeld naar prioriteiteniveau en in elk kwadrant lees je wat de actie is die bij het prioriteitenniveau hoort.

  Urgent Niet urgent
Belangrijk
  • Crisis
  • Deadline

Actie: meteen uitvoeren

  • Netwerken
  • Plannen en voorbereiden

Actie: tijd inplannen. Niet te lang uitstellen, anders komt het vanzelf in het vakje ‘belangrijk-urgent’

Niet belangrijk
  • Onderbrekingen
  • Sommige telefoongesprekken

Actie: delegeren of tussendoor doen

  • Irrelevante post
  • Privé berichten van sociale media

Actie: bewaren voor rustig moment of verwijderen

 

Wellicht heb je er moeite mee om iets in te delen in het hokje ‘niet belangrijk’, omdat je vindt dat je datgene dan labelt als ‘doet er niet toe’ of iets in die trant? Bedenk dan dat je geen waardeoordeel geeft, maar een indeling maakt om zo effectief en efficiënt mogelijk te kunnen werken.

Gun jezelf die paar minuten om je prioriteiten te bepalen; het verdient zich terug!

Te druk? Tips voor rust en overzicht

In mijn coachingspraktijk spreek ik regelmatig mensen die er tegen aan lopen dat ze te veel te doen hebben in te weinig tijd. Ze hebben vaak nog werk over aan het eind van de dag. Timemanagement is voor hen een belangrijk thema. Ze zullen keuzes moeten maken en hun tijd anders gaan managen; het welbekende prioriteiten stellen en hun beschikbare tijd efficiënt indelen. Daar kom ik in een volgend blog graag nog op terug. Wat ook heel belangrijk is wanneer je het (te) druk hebt: rust en overzicht scheppen! De sleutel hierin zit in het structureren van je werkzaamheden en van je omgeving. Van onderstaande tips werden mijn klanten erg blij; omdat ze nuttig bleken en goed in te passen waren in hun bezigheden.

  • Creëer waar mogelijk routine; dat wat je op routine kunt doen, kost je minder tijd! Ook scheelt het je ruimte in je hoofd, omdat je er minder (bewust) bij na hoeft te denken.
    • Leg spullen op vaste plekken
    • Werk met een sjabloon of format voor je mails, brieven, verslagen, rapporten e.d. De vaststaande of terugkerende onderdelen hoef je niet steeds opnieuw te schrijven. En waar nodig kun je altijd nog iets veranderen of toevoegen.
  • Maak een lijst van wat je doen hebt en houd het bij deze ene lijst. Ga niet op verschillende lijstjes en met post-its proberen bij te houden wat je nog moet doen. Dat wordt onoverzichtelijk en maakt je hoogstwaarschijnlijk alleen maar onrustiger.
  • Creëer nog meer overzicht en grip door bij je taken aan te geven wat je eerste (volgende) concrete actie is. Je maakt zo datgene wat je te doen hebt concreter en behapbaar.
  • Maak wekelijks een planning en schoon je planning en takenlijst ook wekelijks op. Dagelijks kan natuurlijk ook, als dat je helpt.
  • Plan realistisch
    • Plan je vaak te krap, ruim dan meer tijd in voor werkzaamheden. Plan bijvoorbeeld tijd tussen vergaderingen als opvang voor uitloop, om van locatie naar locatie te komen of om de volgende afspraak voor te bereiden.
    • Reserveer tijd voor ad hoc werkzaamheden.
    • Ruim tijd in voor opruimen, archiveren en planningen maken.
  • Maak zaken af of zorg voor een afgerond deel en focus je op dat wat je aan het doen bent. Ga niet allerlei dingen tegelijk doen, ook al heb je nog zoveel te doen!

En vergeet niet om op drukke dagen ook even momenten van ontspanning te pakken!

Schone slaper

Een goede nachtrust is belangrijk voor onze gezondheid, zowel mentaal als fysiek. Tijdens je slaap krijgt je lichaam gelegenheid om te herstellen, om tot rust te komen en de accu weer op te laden. Iets wat extra belangrijk is in tijden van stress. Veel van de mensen met stressklachten die ik ontmoet in mijn werk, hebben slaapproblemen. Ze komen moeilijk in slaap, of worden midden in de nacht wakker en komen dan niet of nauwelijks meer in slaap, of ze zijn uren voor ze op moeten staan klaarwakker. Vaak voelen ze zich onrustig of liggen ze te piekeren. Niet bevorderlijk voor de fitheid en het energiepeil. En het gevaar van een vicieuze cirkel ligt op de loer: je voelt je gespannen, je slaapt slecht, ontspant daardoor moeizaam, je voelt je nog meer gespannen, slaapt nog steeds slecht of nog wat slechter,… en ga zo maar door. Je kunt er zelf wat aan doen, zonder slaappillen te hoeven gebruiken. Eén van mijn coachees heeft er bijvoorbeeld baat bij om vlak voor het slapen gaan een ontspanningsoefening te doen; ze heeft gemerkt dat ze dan sneller in slaap valt en rustiger slaapt, ze slaapt beter dóór. Hier zijn nog wat andere tips[1] die je kunnen helpen om beter te slapen:

  • Zorg voor voldoende lichaamsbeweging. Fysieke inspanning overdag maakt in slaap vallen ’s avonds makkelijker en maakt de slaap dieper. Maar let op: intensieve lichaamsbeweging in de laatste 3 uur vóór het slapengaan bemoeilijkt het inslapen.
  • Zorg voor rustpunten overdag. Stress en spanning kunnen de slaap ’s nachts verstoren. Neem daarom overdag voldoende rust om te voorkomen dat de spanning gedurende de dag steeds groter wordt.
  • Neem je problemen niet mee naar bed. Zorgen kunnen het inslapen bemoeilijken en maken de slaap oppervlakkig. Maak aan het begin van de avond wat tijd vrij om over eventuele problemen na te denken en je activiteiten voor de volgende dag te plannen.
  • Zorg voor een donkere en stille slaapkamer met een comfortabele temperatuur. Dit voorkomt dat je ’s nachts wakker wordt van eventuele prikkels. Een te warme of te koude kamer kan je slaap negatief beïnvloeden. Ook koude voeten kunnen je uit je slaap houden.
  • Probeer elke vorm van stimulerende middelen te beperken: cafeïnehoudende producten (koffie, zwarte thee, cola, ice-tea, red bull, chocola) en nicotine. Zij kunnen het moeilijker maken om in slaap te vallen, tot gevolg hebben dat je regelmatig wakker wordt en de slaap lichter maken. Zelfs cafeïne-inname eerder op de dag kan de slaap ’s nachts verstoren.
  • Vermijd alcohol (vooral) laat in de avond. Hoewel alcohol gespannen mensen kan helpen om makkelijker in slaap te vallen, verstoort het de slaap later in de nacht.
  • Ga niet geforceerd proberen om in slaap te vallen. Wanneer je je zorgen maakt omdat je niet in slaap kunt vallen, kun je beter opstaan en even wat anders gaan doen. Vermijd stimulerende activiteiten, zoals werken op de computer of gebruiken van tablet of smartphone en maak zo min mogelijk licht. Ga pas weer naar bed wanneer je je slaperig voelt worden.

Heb jij nog aanvullende tips voor een goede nachtrust? Laat het me vooral weten!

 

[1] Bron: training oplossingsgericht coachen bij werkstress, burnout en overspanning door Carlo Mittendorff

 

(H)erken stress!

Stress bij jezelf herkennen is belangrijk, wil je in kunnen grijpen. Want, zo beseffen de meeste mensen inmiddels: (te veel) stress is slecht voor je. Voordat we het hebben over het herkennen van stress, wat is stress, of liever gezegd: wat gebeurt er als je stress ervaart en waarom is dat niet goed voor je?

Stress is de toestand die ontstaat wanneer je merkt dat je welzijn bedreigd wordt doordat je niet opgewassen bent tegen de eisen die aan je gesteld worden. Simpel gezegd: stress is een reactie op een potentieel bedreigende of vervelende situatie. Het is een reactie op wanneer je iets moet doen wat je niet kunt of wilt. Deze stressreactie is oorspronkelijk bedoeld om je in staat te stellen om levensbedreigende uitdagingen snel en doeltreffend het hoofd te bieden. Het zorgt ervoor dat je klaar bent voor onmiddellijke actie: vechten of vluchten. Daarom geeft je lichaam tijdelijk voorrang aan processen gericht op overleving op de korte termijn: ons prestatie- en reactievermogen gaat omhoog en er wordt energie vrijgemaakt. Wat gebeurt er zoal in je lichaam:

  • Je bloeddruk stijgt en je hartslag en ademhaling gaan sneller om de aanvoer van beschikbare brandstof te versnellen.
  • Handpalmen en voetzolen gaan zweten, omdat een vochtig oppervlak beter houvast geeft (een reactie die is ontstaan toen we nog niet op schoenen liepen).
  • Pupillen verwijden zich om meer licht door te laten en het zicht te verbeteren.
  • Je mentale alertheid wordt verhoogd en het reactievermogen wordt groter.
  • Er komt noradrenaline en adrenaline vrij, bedoeld om voor een korte termijn verhoging van ons prestatievermogen te zorgen.
  • Er komt cortisol vrij om de energiereserves van het lichaam om te zetten in een vorm die geschikt is voor onmiddellijk gebruik.

Andere processen die niet direct bijdragen aan je overleving op de korte termijn, gaan op een laag pitje. Denk aan:

  • Spijsvertering
  • Functioneren van je immuunsysteem
  • Doorbloeding van je handen en voeten; vandaar de koude handen en voeten.

De stressreactie is dus bedoeld om te overleven, om je beter te laten presteren. Het slechte zit hem in langdurige of vaak voorkomende stressreacties; deze kunnen op den duur schadelijk zijn. Ze zitten immers andere processen die essentieel zijn voor welbevinden en overleving op de langere termijn in de weg.

Gelukkig is er een hoop dat je zelf kunt doen om te ontstressen en om stress te voorkomen of te verminderen. En dat begint bij door hebben dat je stress ervaart. Oftewel herken je stress. En neem het serieus, dus erken je stress. Iedereen heeft zo zijn eigen stress-uitingen, eigen persoonlijke stress-signalen. De een krijgt hoofdpijn, een ander slaapt onrustig of moeizaam, bij een ander schieten nek- of rugspieren in de knoop en bij weer een ander uit het zich in buikklachten. Dat zijn lichamelijke uitingen, stress uit zich vaak ook in hoe je reageert op anderen of op situaties. Als je gestrest bent, kun je sneller boos worden of eerder de moed opgeven.

Ken jij jouw stress-signalen? Ja? Heel mooi, dan kun je er wat aan doen! Hierover in een volgend blog meer. Herken jij stress (nog) niet bij jezelf? Kijk dan eens terug op periodes waarvan je achteraf kon vaststellen dat je gestrest was en ga eens na: hoe waren je slaap- en eetpatroon? Hoe voelde je je fysiek? En mentaal? Had je misschien vaker ruzie of aanvaringen met anderen dan je gewend bent van jezelf? Wat deed je nog meer anders dan in rustigere periodes? Wat voelde verder nog meer anders voor je? Het kan ook helpen om mensen die jou met enige regelmaat meemaken eens te vragen hoe zij aan jou kunnen merken dat je gestrest bent. Noteer voor jezelf je ontdekte stress-signalen en let de komende weken eens op of je ze bij jezelf opmerkt. Met deze zelfkennis ben je een stap dichterbij het verminderen en zelfs voorkomen van stress.