Als alles belangrijk en urgent lijkt.

Ik heb eerder al eens geschreven over timemanagement en het belang van prioriteiten stellen. De juiste prioriteiten stellen is nog wel eens gemakkelijker gezegd dan gedaan. Het kan lijken alsof alles even belangrijk en urgent is. Wat goed kan werken is jezelf de vraag stellen ‘moet ik dit nu doen’. Hier lees je meer over hoe dat werkt. Dit zinnetje is goed toepasbaar als je te maken krijgt met ad hoc verzoeken. Een ander hulpmiddel is de prioriteitenmatrix van Eisenhower. Deze is goed te gebruiken om je activiteiten in te delen wanneer je je planning voor die dag of week aan het maken bent.

Je bepaalt de prioriteit van een taak door vast te stellen of het belangrijk is en of het urgent is. Belangrijke zaken zijn die dingen die veel impact hebben op het werk of gevolgen hebben voor veel mensen. Urgent is iets wat vóór een bepaalde tijd (op korte termijn) af moet zijn. Als je de opties met elkaar combineert (wel/niet belangrijk met wel/niet urgent) krijg je in een matrix het onderstaande overzicht. Ik geef wat voorbeelden van activiteiten ingedeeld naar prioriteiteniveau en in elk kwadrant lees je wat de actie is die bij het prioriteitenniveau hoort.

  Urgent Niet urgent
Belangrijk
  • Crisis
  • Deadline

Actie: meteen uitvoeren

  • Netwerken
  • Plannen en voorbereiden

Actie: tijd inplannen. Niet te lang uitstellen, anders komt het vanzelf in het vakje ‘belangrijk-urgent’

Niet belangrijk
  • Onderbrekingen
  • Sommige telefoongesprekken

Actie: delegeren of tussendoor doen

  • Irrelevante post
  • Privé berichten van sociale media

Actie: bewaren voor rustig moment of verwijderen

 

Wellicht heb je er moeite mee om iets in te delen in het hokje ‘niet belangrijk’, omdat je vindt dat je datgene dan labelt als ‘doet er niet toe’ of iets in die trant? Bedenk dan dat je geen waardeoordeel geeft, maar een indeling maakt om zo effectief en efficiënt mogelijk te kunnen werken.

Gun jezelf die paar minuten om je prioriteiten te bepalen; het verdient zich terug!

Te druk? Tips voor rust en overzicht

In mijn coachingspraktijk spreek ik regelmatig mensen die er tegen aan lopen dat ze te veel te doen hebben in te weinig tijd. Ze hebben vaak nog werk over aan het eind van de dag. Timemanagement is voor hen een belangrijk thema. Ze zullen keuzes moeten maken en hun tijd anders gaan managen; het welbekende prioriteiten stellen en hun beschikbare tijd efficiënt indelen. Daar kom ik in een volgend blog graag nog op terug. Wat ook heel belangrijk is wanneer je het (te) druk hebt: rust en overzicht scheppen! De sleutel hierin zit in het structureren van je werkzaamheden en van je omgeving. Van onderstaande tips werden mijn klanten erg blij; omdat ze nuttig bleken en goed in te passen waren in hun bezigheden.

  • Creëer waar mogelijk routine; dat wat je op routine kunt doen, kost je minder tijd! Ook scheelt het je ruimte in je hoofd, omdat je er minder (bewust) bij na hoeft te denken.
    • Leg spullen op vaste plekken
    • Werk met een sjabloon of format voor je mails, brieven, verslagen, rapporten e.d. De vaststaande of terugkerende onderdelen hoef je niet steeds opnieuw te schrijven. En waar nodig kun je altijd nog iets veranderen of toevoegen.
  • Maak een lijst van wat je doen hebt en houd het bij deze ene lijst. Ga niet op verschillende lijstjes en met post-its proberen bij te houden wat je nog moet doen. Dat wordt onoverzichtelijk en maakt je hoogstwaarschijnlijk alleen maar onrustiger.
  • Creëer nog meer overzicht en grip door bij je taken aan te geven wat je eerste (volgende) concrete actie is. Je maakt zo datgene wat je te doen hebt concreter en behapbaar.
  • Maak wekelijks een planning en schoon je planning en takenlijst ook wekelijks op. Dagelijks kan natuurlijk ook, als dat je helpt.
  • Plan realistisch
    • Plan je vaak te krap, ruim dan meer tijd in voor werkzaamheden. Plan bijvoorbeeld tijd tussen vergaderingen als opvang voor uitloop, om van locatie naar locatie te komen of om de volgende afspraak voor te bereiden.
    • Reserveer tijd voor ad hoc werkzaamheden.
    • Ruim tijd in voor opruimen, archiveren en planningen maken.
  • Maak zaken af of zorg voor een afgerond deel en focus je op dat wat je aan het doen bent. Ga niet allerlei dingen tegelijk doen, ook al heb je nog zoveel te doen!

En vergeet niet om op drukke dagen ook even momenten van ontspanning te pakken!