Te druk? Tips voor rust en overzicht

In mijn coachingspraktijk spreek ik regelmatig mensen die er tegen aan lopen dat ze te veel te doen hebben in te weinig tijd. Ze hebben vaak nog werk over aan het eind van de dag. Timemanagement is voor hen een belangrijk thema. Ze zullen keuzes moeten maken en hun tijd anders gaan managen; het welbekende prioriteiten stellen en hun beschikbare tijd efficiënt indelen. Daar kom ik in een volgend blog graag nog op terug. Wat ook heel belangrijk is wanneer je het (te) druk hebt: rust en overzicht scheppen! De sleutel hierin zit in het structureren van je werkzaamheden en van je omgeving. Van onderstaande tips werden mijn klanten erg blij; omdat ze nuttig bleken en goed in te passen waren in hun bezigheden.

  • Creëer waar mogelijk routine; dat wat je op routine kunt doen, kost je minder tijd! Ook scheelt het je ruimte in je hoofd, omdat je er minder (bewust) bij na hoeft te denken.
    • Leg spullen op vaste plekken
    • Werk met een sjabloon of format voor je mails, brieven, verslagen, rapporten e.d. De vaststaande of terugkerende onderdelen hoef je niet steeds opnieuw te schrijven. En waar nodig kun je altijd nog iets veranderen of toevoegen.
  • Maak een lijst van wat je doen hebt en houd het bij deze ene lijst. Ga niet op verschillende lijstjes en met post-its proberen bij te houden wat je nog moet doen. Dat wordt onoverzichtelijk en maakt je hoogstwaarschijnlijk alleen maar onrustiger.
  • Creëer nog meer overzicht en grip door bij je taken aan te geven wat je eerste (volgende) concrete actie is. Je maakt zo datgene wat je te doen hebt concreter en behapbaar.
  • Maak wekelijks een planning en schoon je planning en takenlijst ook wekelijks op. Dagelijks kan natuurlijk ook, als dat je helpt.
  • Plan realistisch
    • Plan je vaak te krap, ruim dan meer tijd in voor werkzaamheden. Plan bijvoorbeeld tijd tussen vergaderingen als opvang voor uitloop, om van locatie naar locatie te komen of om de volgende afspraak voor te bereiden.
    • Reserveer tijd voor ad hoc werkzaamheden.
    • Ruim tijd in voor opruimen, archiveren en planningen maken.
  • Maak zaken af of zorg voor een afgerond deel en focus je op dat wat je aan het doen bent. Ga niet allerlei dingen tegelijk doen, ook al heb je nog zoveel te doen!

En vergeet niet om op drukke dagen ook even momenten van ontspanning te pakken!